カンバンボード

■ 意義・特徴

地域と関わる活動では、進捗の管理があいまいになりがちです。誰が何をどこまでやったのかは、聞けばわかるけれど、聞かないとわからない。かといって、進捗表を作ってきちんと管理しようとすると、今度は表の更新そのものが仕事になり、日々の活動と並行して続けるには荷が重くなります。

　管理があいまいなままだと、同じ作業に2人が別々に手を付けてしまったり、誰も手を付けていない作業が本番の直前に見つかったり、「やってます」という返事のまま実際には止まっている作業に誰も気づけなかったりします。

　カンバンボードは、この「あいまいだと事故が起きる、厳密にやると続かない」の間を突く、非常に簡易な進捗管理の道具です。タスクを1枚ずつのカードにして、To Do(これからやる)/In Progress(進行中)/Done(完了)の3列に貼り出す。やることはそれだけです。キーワードは透明化・オープン・情報共有。すべての作業の状態が誰にでも見えるオープンな板が1枚あるだけで、進捗を尋ねたり報告したりするやりとりの多くが不要になります。

　道具は、壁と付箋でも、Miroなどのオンラインホワイトボードでも構いません。準備は数分で終わります。

■ 使い方

（こんな場面で使います）

このツールを使うのは、活動の実行段階です。日々の作業の分担、定例打合せでの進捗確認、本番前の追い込みで力を発揮します。チームの全員が同じ板を見て、自分のカードを自分で動かします。

　道具は、壁(ホワイトボード)と付箋、またはMiroなどのオンラインホワイトボードをおすすめします。メンバーが同じ場所に集まりにくいチームにはオンラインが便利です。PowerPointなどのスライド上での管理は、タスクが増えるとカードの操作が煩雑になるため、おすすめしません。

（ボードの作り方）

列を3つ作ります。To Do(これからやる)/In Progress(進行中)/Done(完了)です。タスクは1件につきカード1枚とし、カードには「誰が・何を・いつまでに」を書きます。

　カードを作業の種類ごと、または担当者ごとに色分けすると、仕事の偏りがひと目でわかるようになります。

（運用の3つのルール）

・カードを動かすのは担当者本人:自分の作業の状態は自分で更新します。人のカードを勝手に動かさないことが、ボードへの信頼につながります

・定例打合せの都度、更新する:打合せの冒頭に全員で自分のカードを動かし、そのままボードを見ながら進捗を確認します。更新を「会議とセット」にすると無理なく続き、報告を聞く時間が対策を相談する時間に変わります

・進行中を絞る:In Progressに置くカードは1人1〜2枚までにします。あれもこれも「進行中」にすると、実際にはどれも進みません

（コラム:オンラインホワイトボード「Miro」）

Miroは、広い作業スペースを複数人で同時に編集できるオンラインホワイトボードで、一定の範囲までは無料で使えます。ボードに3本の線を引いて列を作り、付箋を置けば、カンバンボードはすぐに始められます。

　ボードの共有リンクをメンバーに配れば、離れた場所からでも全員が同じ板を見られます。授業(プロジェクト管理特論)でも、各チームがMiro上のボードで課題制作の進捗を共有しています。

（利用教材）　※「ダウンロード」資料参照

ガイダンス(「カンバンボード ガイダンス」)は、活動のメンバーに配る参加者向けの資料です。ボードの作り方から運用の3つのルールまでをスライド形式で案内しています。

　ワークシート/詳細説明(「カンバンボード ワークシート」)には、ボードの立ち上げ手順(壁で作る場合/Miroで作る場合)、カードの書き方の見本、そして運用のチェックリストを収録しています。

■ 実績・有用性

カンバンボードは、トヨタ生産方式の「かんばん」を源流に、ソフトウェア開発のアジャイル手法を経て、いまでは業種を問わずチームのタスク管理の定番になっている手法です。PMI(米国のプロジェクトマネジメント協会)のアジャイル入門教材でも、チーム運営の基本ツールとして紹介されています。

　本ガイドの内容は、APUの授業科目「専門実習」「プロジェクト管理特論」で利用されています。プロジェクト管理特論では、各チームがMiro上にボードを設けて課題制作の進捗を共有し、専門実習では地域連携プロジェクトの日々のタスク管理に使われています。作業の状態がオープンになることで重複と放置が減り、打合せが「報告の場」から「相談の場」に変わります。

■ 次のステップ

（列を育てる）

慣れてきたら、左端にBacklog(いつかやる)の列を足してみてください。思いついたタスクをまずBacklogに貯めておき、着手を決めたものだけをTo Doに移す4列の運用です。授業(プロジェクト管理特論)でも、このBacklog付きの4列で運用しています。ほかにも「確認待ち」の列を足すなど、列はチームの実情に合わせて育てられます。

（ほかのガイドとつなぐ）

活動の計画づくりに実践ガイド「ネットワークダイヤグラム」を使っている場合は、そこで書き出したタスクの一覧(担当・期限つき)を、そのままTo Do列のカードにできます。また、活動の節目にDone列に溜まったカードを眺めながらふりかえり(実践ガイド「プロジェクトにおける「ふりかえり」法」)を行うと、完了カードの束がそのまま活動の記録になり、次の代への引継資料の素材になります。

■ 用語解説

・カンバンボード:タスクをカードにして、状態別の列(To Do/In Progress/Done)で管理する板。全作業の状態が誰にでも見える「透明化」が本質です

・In Progress(進行中):着手済みで完了していない作業。ここに置く枚数を絞るほど、作業の流れは速くなります

・Backlog:「いつかやる」タスクの置き場。思いついたことをまず貯めておく列で、慣れてきたら左端に追加します

・スクラムボード:カンバンボードとほぼ同じ意味で使われる呼び名。アジャイル開発の「スクラム」に由来し、授業の教材ではこちらの名称を使っています